Sept étapes clé pour optimiser son externalisation logistique
L’externalisation logistique revêt de nombreux avantages. Encore faut-il qu’elle soit bien mise en œuvre. Acteurs du e-commerce, voici 7 étapes clé à suivre !
Il n’est pas toujours simple pour les gérants de e-Commerce de gérer les aspects logistiques de leur business. Gestion des stocks, des envois, des retours… Pour réduire leurs coûts tout au long de la Supply Chain, gagner en qualité et en connaissances ou se libérer du temps, beaucoup font appel à l’externalisation logistique. Dans cet article, nous vous expliquons en sept étapes comment passer ce cap et maximiser les bénéfices de l’externalisation (ou outsourcing).
Etape 1 : Définissez vos besoins logistiques
L’anticipation est la clé pour bien gérer un e-Commerce, y compris en matière d’externalisation logistique. Mieux vous connaîtrez vos besoins, meilleures seront les solutions d’externalisation mises en place. L'externalisation logistique e-commerce repose sur la délégation à un tiers de la gestion de votre logistique e-commerce et du fulfillment, du stock aux livraisons, en passant par la préparation des commandes, l’emballage et la gestion de vos retours client.
Commencez par identifier vos besoins de stockage : quelle quantité de produits devrez-vous faire stocker par votre prestataire logistique ?
Pour calculer le nombre de mètres cubes nécessaires, il faut prendre en compte trois éléments :
- la couverture de stock cible
- le nombre de ventes
- la typologie de produits que vous vendez
Le prestataire logistique pourra adapter en fonction de vos besoins ses méthodes de rangement, ou les emplacements de picking. Penchez-vous également sur vos attentes concernant l’expédition et la livraison des produits auprès de vos clients. Souhaitez-vous des colis personnalisés ? Des prestations spécifiques comme le copacking ? Comment allez-vous gérer les retours produits ? Quelle expertise propose tel ou tel prestataire ?
Les réponses à ces questions aideront le spécialiste logistique de votre choix à optimiser les processus et les coûts, un gage de satisfaction pour vos clients.
Le prestataire devra être en mesure de proposer des solutions de stockage adaptées à vos besoins. Votre choix pourra aussi dépendre de la position géographique de ses entrepôts : sont-ils bien situés, à proximité des hubs de transporteurs ou d’axes routiers importants ?
Chaque prestataire logistique fournit un service différent et a une compétence singulière. Prenez le temps d’étudier leurs propositions et de les interroger sur des solutions sur-mesure adaptées au profil de votre entreprise. Des critères particuliers peuvent entrer en jeu, comme une attention apportée à l’environnement, ou des technologies de pointe, à l’image de Cubi Scan, qui permet chez GEODIS de mesurer de façon précise chaque marchandise pour en calculer le volume, optimiser la gestion des stocks et réduire son coût de stockage…
Assurez-vous évidemment de la fiabilité de chaque acteur !
Etape 3 : Connectez les solutions logistiques à système informatique
L’intégration des solutions logistiques est également à prendre en compte. Pour accéder aux fonctionnalités de gestion des statuts de commande, tracker les livraisons ou les retours, tous les prestataires logistiques ne fournissent pas des logiciels de type Plug & Play, que l’on peut aisément et rapidement intégrer dans son système informatique.
Vérifiez la compatibilité des interfaces IT (CMS, WMS, OMS et Marketplaces) avec les solutions technologiques proposées. L’OMS par exemple, est complémentaire au WMS. Il est utile d’y recourir si l’on souhaite accélérer son développement à l’international, car il offrira de meilleures performances pour la gestion et l’optimisation des commandes qu’un WMS.
Une solution automatisée pour gérer les retours, intégrée directement à votre site, vous fera gagner en organisation, en temps et en fiabilité. L’expérience client n’en sera qu’améliorée !
Etape 4 : Confiez votre marchandise au prestataire logistique
Il faudra ensuite envoyer votre marchandise vers les entrepôts du prestataire logistique e-Commerce choisi. Cette étape est indispensable, avant même de commencer à recevoir des commandes.
Un transporteur devra être chargé de cette mission. Pour le choisir, évaluez et comparez les coûts, mais aussi la localisation des hubs de chaque transporteur et le temps de transport associé, les horaires de collecte proposées, et enfin, les prestations spécifiques à chaque prestataire. Si vos marchandises sont très imposantes ou très fragiles, ou qu’elles nécessitent un soin particulier (froid, médicaments, etc), veillez à ce que cette option soit bien disponible.
Chaque produit devra être conditionné et bien emballé avant le transport. Calez-les dans des cartons solides, idéalement disposés sur des palettes, afin de faciliter leur manutention. Surtout, n’oubliez pas d’étiqueter les palettes et paquets avec des références produits, pour permettre au prestataire logistique de s’y retrouver plus facilement à l’arrivée !
Etape 5 : Déléguez l’intralogistique pour assurer un bon respect des normes en vigueur
L’intralogistique est une série de processus qui servent à améliorer l’organisation des marchandises et des informations. Ces processus qui peuvent servir lors de la réception des matières premières, ou pour définir ensuite les normes d’expédition et de conservation en vigueur, sont complexes. Il est possible, voire recommandé, de les déléguer à votre prestataire logistique afin de bien respecter les différents règlements auxquels votre entreprise est soumise.
Par exemple, en plus des étiquettes de transport et EAN qui servent à fluidifier le transport des marchandises, il faudra ajouter des fiches de sécurité (FDS ou MSDS en anglais) dès lors que vous travaillez avec certains produits. C’est le cas si vous stockez ou expédiez par exemple des parfums, des produits en aérosols ou comportant des batteries au lithium.
Autre type de marchandises à risque nécessitant des processus intralogistiques renforcés : les produits ayant des contraintes de rotation, comme les produits alimentaires soumis à la norme HACCP, ou les produits périssables, soumis aux DLC ou DLUO. Un partenaire logistique de confiance saura prendre en compte ces données et optimiser la gestion des stocks pour assurer une rotation suffisante.
Etape 6 : Réalisez un cahier des charges pour l’expédition et la livraison
Pour améliorer votre expérience client, l’expédition et la livraison sont des points à ne surtout pas négliger. Il est possible, en tant que propriétaire d’un e-Commerce, de traiter directement avec un transporteur. Mais vous pouvez aussi choisir un sous-traitant pour ces missions, en l’occurrence un prestataire logistique.
Les bénéfices de cette seconde solution se mesurent notamment en termes de coûts. Parce que les prestataires travaillent avec de nombreuses entreprises et de très gros volumes de marchandises, ils ont plus de flexibilité et sont plus à même de négocier auprès des transporteurs des tarifs avantageux.
Les logisticiens ont également l’habitude de gérer des envois produits. Ils savent choisir un packaging adapté suivant la taille ou la typologie de produits, bien les emballer pour limiter la casse autant que possible. Enfin, un prestataire logistique gérera l’aspect administratif de la livraison : facturation, problèmes de livraison, d’assurances, etc…
Si vous optez directement pour un transporteur malgré les inconvénients éventuels, prêtez attention à plusieurs critères : la tarification bien sûr pour maintenir une certaine compétitivité, mais aussi l’empreinte environnementale, la localisation de vos entrepôts et leur proximité avec les hubs des différents transporteurs, la localisation de vos clients. Certains feront preuve de plus ou moins d’efficacité selon les pays.
Etape 7 : Assurez le suivi de votre activité e-Commerce au quotidien
Dernière étape, et non des moindres : être capable de suivre son activité en temps réel tout au long de la Supply Chain, pour garder le contrôle sur la gestion des stocks tout en faisant appel à un prestataire d’externalisation logistique. Un bon suivi des flux permet d’ajuster le niveau de stock en cas de baisse temporaire d’activité, ou à l’inverse, en cas de forte hausse ou peak season (saison, Black Friday, Noël, soldes, etc). Éviter les ruptures de stock est déterminant pour maintenir une bonne expérience client.
Un suivi optimisé en temps réel est aussi un atout de taille au quotidien, pour suivre les retours et remboursements des commandes (et assurer à leur égard une meilleure communication auprès de vos clients), mais aussi pour des cas plus spécifiques : par exemple, si vous faites face à un produit défectueux ou un produit alimentaire non conforme, qui nécessitera une procédure de rappel produit, ou dans le cadre de la gestion de produits périssables, afin d’assurer une bonne rotation et éviter de jeter des produits dont les dates sont dépassées.
Enfin, cela aura un impact sur l’optimisation du e-merchandising. Vous vendez très bien vos parasols au mois de mai ? Vous pourrez, grâce à un suivi régulier et attentif, anticiper l’an prochain et accroître votre gamme de produits sur cette période, afin de booster la croissance de votre e-Commerce. De la même façon, les produits souvent retournés pourraient peut-être être supprimés du catalogue, améliorés ou remplacés.
En résumé…
Externaliser sa logistique comporte de nombreux avantages, à condition de bien respecter les étapes nécessaires. Connaître ses besoins, assurer un suivi de ses stocks en temps réel sur la Supply Chain, choisir le bon partenaire logistique… Les sept points que nous avons abordés dans cet article sont primordiaux non seulement pour votre organisation en interne car ils permettent d’améliorer votre productivité et de vous concentrer sur votre cœur de métier, mais aussi pour vos clients car ils contribuent à augmenter votre taux de satisfaction client. Ainsi votre business e-commerce pourra franchir un cap et passer au niveau supérieur …
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